ჩანაწერების ჟურნალი

ჩანაწერების ჟურნალი — სილამაზის სალონის (და ჩაწერაზე მომუშავე სხვა სერვისების) სამუშაო ეკრანია. ეს არის დღის ბადე: სვეტებად — სპეციალისტები, ვერტიკალურად — დრო. აქ თქვენ ქმნით ჩანაწერებს მომსახურებებზე, გადაგაქვთ ისინი და მართავთ სტატუსების მიხედვით.

გახსნა: ადმინ-პანელი → ჩანაწერები (admin.meni.ge).

დღის ბადე#

ზედა ნაწილშია დღის პანელი ღილაკებით: დღეს / წინა დღე / შემდეგი დღე. თითოეული ოსტატის ქვეშ არის საკუთარი სვეტი ჩანაწერებით დროის მიხედვით; დაუნიშნავი ოსტატის მქონე ჩანაწერებისთვის გამოყოფილია ცალკე სვეტი «ოსტატის გარეშე». ბადე თავისით ახლდება: სტუმრის ან კოლეგის მიერ გაფორმებული ჩანაწერი მასში გვერდის გადატვირთვის გარეშე ჩნდება.

ხმა და შეტყობინებები ახალი ჩანაწერების შესახებ#

ჟურნალის თავსართში არსებული ნიშნაკი 🔔 / 🔕 რთავს ხმას და ამომხტარ შეტყობინებებს ახალი ჩანაწერების შესახებ. ისინი მუშაობს მხოლოდ მაშინ, როცა ეს გვერდი ღიაა: თუ ბრაუზერმა შეტყობინებები დაბლოკა, ღილაკი გახდება ქარვისფერი მინიშნებით, რომ ნება დართოთ საიტის პარამეტრებში.

ამიტომ თავსართის ქვეშ ჩანს ბანერი «სანამ ადმინპანელი დახურულია, ახალი ჩანაწერების შესახებ ვერ გაიგებთ» ღილაკით «Telegram-შეტყობინებების დაკავშირება» — ის პირდაპირ ადგილზე ხსნის დაკავშირების ოსტატს, აპლიკაციების მაღაზიაში გადამისამართების გარეშე. როდესაც ობიექტის ბოტი უკვე დაკავშირებულია, ბანერის ნაცვლად რჩება შეუმჩნეველი მინიშნება ბმულით: ის უნდა გაიხსნას იმ Telegram-ანგარიშიდან, რომელმაც უნდა მიიღოს შეტყობინებები. ბანერის დამალვა შესაძლებელია ღილაკით «არ ჩვენება».

ოსტატების ცნობარი#

ღილაკი «ოსტატები» ხსნის სპეციალისტების რეესტრს. ოსტატი — ეს არის თანამშრომელი თანამშრომლების საერთო ცნობარიდან ოსტატის როლით; მისთვის ლოგინის შექმნა სავალდებულო არ არის — შეგიძლიათ დაამატოთ „თანამშრომელი-რესურსი“, რომელიც მხოლოდ განრიგის სვეტის სახით არსებობს. თითოეულ ოსტატზე:

• სახელი;
• ფერი — რითაც მისი ჩანაწერები გამოიყოფა ბადეში;
• აქტიურია — მონაწილეობს თუ არა განრიგში;
• მომსახურებები — რომელ მომსახურებებს ასრულებს (ყველას თუ შერჩეულს);
• სამუშაო გრაფიკი — სამუშაო საათები კვირის დღეების მიხედვით; მონიშვნის გარეშე დღე დასვენებად ითვლება;
• ყოველდღიური შესვენებები — სადილი და მსგავსი შუალედები, რომლებიც ამოიჭრება თითოეული სამუშაო დღიდან;
• შვებულება და ბიულეტენი — თარიღების პერიოდები, რომლებშიც ოსტატი მიუწვდომელია, არასავალდებულო შენიშვნით;
• ერთჯერადი დღეები — გამონაკლისი კონკრეტულ თარიღზე: მისი დასვენების დღედ გამოცხადება ან განსაკუთრებული საათების დაყენება. ერთჯერადი დღე კვირის გრაფიკზე უპირატესია — ამით ხდება ისეთი შემთხვევების ასახვა, როგორიცაა „ამ შაბათს ვმუშაობთ 15:00-მდე“, განრიგის სამუდამოდ შეცვლის გარეშე.

გრაფიკი, შესვენებები და შვებულება მოქმედებს არა მხოლოდ ჟურნალში, არამედ ონლაინ-ჩაწერისას: ეს საათები სტუმარს უბრალოდ არ შესთავაზება.

თუ ოსტატები ჯერ არ გყავთ, დაამატეთ პირველი — მათ გარეშე ბადის შევსება შეუძლებელი იქნება.

ახალი ჩანაწერი#

ღილაკი «ახალი ჩანაწერი» ხსნის ფორმას:

• კლიენტი და ტელეფონი;
• მომსახურება (სიიდან) და მისი ხანგრძლივობა წუთებში;
• სპეციალისტი;
• თარიღი და დრო;
• კომენტარი.

შენახვის შემდეგ ჩანაწერი გამოჩნდება ბადეში სპეციალისტის სვეტში. ჟურნალი არ მოგცემთ „არსად“ ჩაწერის საშუალებას: თუ დრო სცდება ლოკაციის სამუშაო საათებს ან სპეციალისტი ამ დროს არ მუშაობს, ფორმა ამის შესახებ პირდაპირ გაგაფრთხილებთ.

ვიზიტის სტატუსები#

ჩანაწერის გახსნის შემდეგ თქვენ მართავთ მას სტატუსების მიხედვით:

სტატუსი სულ ექვსია. თუ საჭირო იყო დეპოზიტი და ის არ გადაიხადეს სლოტის შენარჩუნების დროის განმავლობაში, ცალკე სტატუსი არ ჩნდება: ჩანაწერი გადადის სტატუსში „გაუქმებული“, ხოლო მიზეზი — „დეპოზიტი დროულად არ არის შეტანილი“ — ემატება სტატუსს ბარათში.

მოქმედებები (დადასტურება / „სავარძელში“ / დასრულება / გამოუცხადებლობა / გაუქმება / გადატანა) სტატუსს რთავს პირდაპირ ჩანაწერის ბარათში. გადატანა ინარჩუნებს უკვე გადახდილ დეპოზიტს — სტუმარს ხელახლა გადახდა არ სჭირდება.

დეპოზიტი და ჯარიმა გამოუცხადებლობისთვის#

სალონის კლასიკური პრობლემა — „ჩაეწერა და არ მოვიდა“. მის წინააღმდეგ არსებობს წინასწარი გადახდა: „ჩაწერის პარამეტრების“ ფანჯარაში ირთვება ბლოკი „დეპოზიტის პოლიტიკა“:

• გადამრთველი „დეპოზიტის მოთხოვნა ონლაინ-ჩაწერისას“;
• თანხა — მომსახურების ღირებულების პროცენტით ან ფიქსირებული თანხით (კონკრეტულ მომსახურებაზე შესაძლებელია ინდივიდუალური პირობის მითითება);
• უფასო გაუქმება ვიზიტამდე N საათით ადრე.

როგორ მუშაობს ეს პრაქტიკაში:

• სტუმარი ონლაინ-ჩაწერისას ხედავს თანხასა და პირობებს, სლოტი ინახება გადახდამდე შეზღუდული დროით; თუ არ გადაიხადა — ჩაწერა ავტომატურად უქმდება მონიშვნით „დეპოზიტი დროულად არ არის შეტანილი“, ხოლო დრო ბრუნდება ხელახლა ჩასაწერად;
• დეპოზიტის სტატუსი ჩანს ჩაწერის ბარათში: გადახდილია, ელოდება გადახდას, დაბრუნებულია, დაკარგულია;
• თუ სტუმარმა დროულად გააუქმა — თანხა ავტომატურად ბრუნდება; თუ გვიან გააუქმა ან არ გამოცხადდა — დეპოზიტი რჩება და ჟურნალი აჩვენებს შეტყობინებას ამის შესახებ;
• ჩაწერის გადატანა დეპოზიტს არ აუქმებს.

დეპოზიტს ესაჭიროება ჩართული ონლაინ-ექვაირინგი. მსგავსი, მაგრამ უფრო მოქნილად კონფიგურირებადი მექანიზმი აქვს მაგიდების ჯავშნებს — იხ. მაგიდების ჯავშნები.

კლიენტის ონლაინ-ჩაწერა#

კლიენტს შეუძლია ჩაეწეროს დამოუკიდებლად — მომსახურება → სპეციალისტი → თავისუფალი სლოტი → კონტაქტები:

• თქვენს ვიტრინაზე;
• თქვენს საკუთარ საიტზე — «ონლაინ-ჩაწერის» ვიჯეტით, იხ. ჩემი საიტი. ვიჯეტი ჩნდება მაშინ, როდესაც მენიუში არის თუნდაც ერთი პოზიცია ტიპით «მომსახურება»;
• Telegram-ში — ჩაწერის მინი-აპლიკაცია თქვენს ბოტში.

ყველა ჩანაწერი, საიდანაც არ უნდა შემოვიდეს, ერთსა და იმავე ჟურნალში ხვდება.

თავისუფალი დრო ითვლება სპეციალისტის გრაფიკის, მისი შესვენებების, შვებულებებისა და ერთჯერადი დღეების, მომსახურების ხანგრძლივობის (პლუს სამუშაო ადგილის დალაგების ბუფერი, თუ ის მითითებულია მომსახურებაზე) და უკვე დაკავებული დროის მიხედვით. მთელი ლოკაციის საერთო ჩარჩოები — განყოფილების პარამეტრების კბილანა ჟურნალში, ფანჯარა «ჩაწერის პარამეტრები», ბლოკი «ონლაინ-ჩაწერის საათები».

თვითონ მომსახურებას განყოფილებაში «მენიუ» შეგიძლიათ განუსაზღვროთ არა მხოლოდ ხანგრძლივობა: ბუფერი ვიზიტის შემდეგ, რამდენ სტუმარს იღებს ერთდროულად, რომელი სპეციალისტებისთვისაა ხელმისაწვდომი და დეპოზიტის საკუთარი პირობები.

თუ ყველაფერი დაკავებულია, სტუმარს შეუძლია დააჭიროს «შემატყობინეთ, თუ განთავისუფლდება» — და მიიღებს შეტყობინებას, როდესაც ფანჯარა გამოჩნდება (მათ შორის, თუ ის დროულად გადაუხდელი დეპოზიტის გამო განთავისუფლდა).

წარწერას «თქვენ ჩაწერილი ხართ» სტუმარი ხედავს მხოლოდ მას შემდეგ, რაც ჩანაწერი რეალურად შეიქმნება. თუ იმ წამებში, როდესაც ის კონტაქტებს ავსებდა, დრო სხვამ დაიკავა, სტუმარი მიიღებს გულწრფელ უარს, ხოლო ბადე მაშინვე გადაეწყობა — ორ სტუმარს ერთსა და იმავე დროს ერთ სპეციალისტთან სისტემა არ დაუშვებს. როდესაც სტუმარი თავად არ ირჩევს სპეციალისტს, თავისუფალი ინიშნება ჩანაწერის შექმნისას.

თუ დადასტურება რაიმე მიზეზით დაყოვნდება, «თქვენ ჩაწერილი ხართ»-ის ნაცვლად სტუმარი დაინახავს «დადასტურება ჯერ არ მოსულა, ობიექტი დაგიკავშირდებათ». ასეთი ჩანაწერი, როგორც წესი, მაინც ხვდება ჟურნალში — შეამოწმეთ იგი და გადაურეკეთ სტუმარს.

რას იღებს სტუმარი ჩაწერისთანავე#

დადასტურების ეკრანზე — ჩაწერის ნომერი, გვერდით კი, თქვენი ლოკაციის მიხედვით:

• 🔔 შეხსენებები Telegram-ში — ღილაკი მიგიყვანთ თქვენს ბოტში (ჩნდება, თუ ბოტი დაკავშირებულია);
• ჩაწერის მართვა — ბმული გადატანისა და გაუქმების გვერდზე;
• კალენდარში დამატება — მოვლენა ტელეფონის ან კომპიუტერის კალენდრისთვის;
• წერილი ელფოსტაზე — თუ სტუმარმა ელფოსტა დატოვა.

ჯავშნის მართვა ბმულით#

ბმული «ჯავშნის მართვა» ხსნის ცალკე გვერდს. სტუმარს არ სჭირდება არც პირადი კაბინეტი, არც პაროლი და არც აპლიკაცია — საკმარისია მხოლოდ ბმული; ის ასევე იგზავნება დადასტურების წერილში.

ამ გვერდზე სტუმარს შეუძლია:

• ნახოს მომსახურება, სპეციალისტი, თარიღი და დრო;
• გადაიტანოს ჯავშანი სხვა თავისუფალ დროს;
• გააუქმოს ჯავშანი;
• გადაიხადოს დეპოზიტი, თუ ეს მოითხოვება (თქვენი ვებსაიტის ვიჯეტიდან შემოსული ჯავშნებისთვის ეს გადახდის ერთადერთი ადგილია);
• ჩართოს შეხსენებები Telegram-ში.

გადატანა და გაუქმება მაშინვე აისახება ჟურნალში — მათი ცალკე დადასტურება საჭირო არ არის.

⚠️ ბმული თავად წარმოადგენს ჯავშნის გასაღებს: ნებისმიერი, ვისაც სტუმარი მას გადაუგზავნის, ასევე შეძლებს ვიზიტის გადატანას ან გაუქმებას.

დადასტურების წერილი ელფოსტაზე#

ჩაწერის ფორმაში არის არასავალდებულო ველი e-mail. თუ სტუმარმა მიუთითა მისამართი — დადასტურებისთანავე ეგზავნება წერილი: მომსახურება, თარიღი და დრო (დაწესებულების სასაათო სარტყელში), ხანგრძლივობა, დაწესებულების მისამართი, ჩაწერის ნომერი და ღილაკი „ჩაწერის მართვა“. თუ არ მიუთითა — უბრალოდ არაფერს ვუგზავნით, თავად ჩაწერაზე ეს არანაირად არ მოქმედებს.

წერილი არ იგზავნება, თუ ჩანაწერი ადმინისტრატორმა შექმნა ჟურნალში, თუ სისტემამ უარი თქვა ჩაწერაზე, ან თუ მომსახურებაზე საჭიროა დეპოზიტი და ის ჯერ არ არის გადახდილი. სტუმრის განმეორებითი მცდელობა მეორე წერილს არ აგენერირებს.

წერილები იგზავნება ჩაწერის კონტურის რვა ენაზე — ინგლისურ, რუსულ, ქართულ, თურქულ, ალბანურ, გერმანულ, უკრაინულ და სომხურ ენებზე; ენა შეირჩევა იმის მიხედვით, თუ რომელ ენაზე აფორმებდა სტუმარი ჩაწერას, დანარჩენი ენებისთვის წერილი იქნება ინგლისურ ენაზე.

ობიექტის სასაათო სარტყელი#

სტუმრის ნაწილი მუშაობს ობიექტის დროით, და არა სტუმრის მოწყობილობის დროით. სხვა სარტყელში მყოფი სტუმარი დროის არჩევის გვერდით ხედავს წარწერას „ობიექტის დრო (Asia/Tbilisi)“, ხოლო წერილში — სტრიქონს „დრო მითითებულია ობიექტის სასაათო სარტყელში“. ამავე სარტყელში იგზავნება წერილები და შეხსენებები.

ხოლო ჟურნალის ბადე აისახება ადმინისტრატორის მოწყობილობის დროით: ჩანაწერის საათები და წუთები გამოდის ისე, როგორც მათ ბრაუზერი ხედავს. სანამ თქვენი ქვეყნიდან მუშაობთ, სხვაობა არ არის; თუ ადმინისტრატორი ჟურნალს სხვა სასაათო სარტყლიდან ხსნის — გადაამოწმეთ სარტყელი, წინააღმდეგ შემთხვევაში 14:00-ის ჩანაწერი მას სხვა დროს გამოუჩნდება.

სარტყელი აიღება ლოკაციის პარამეტრებიდან — განყოფილება „ლოკაციები“, სასაათო სარტყლის ველი. გადაამოწმეთ იგი ონლაინ-ჩაწერის ჩართვამდე: განსაკუთრებით თუ ანგარიში თქვენი ქვეყნის გარედან გახსენით.

შეხსენებები Telegram-ში#

თუ ლოკაციას დაკავშირებული აქვს Telegram-ბოტი, მისი მეშვეობით ჩაწერილი სტუმარი იღებს:

• ჩაწერის დადასტურებას, ასევე შეტყობინებებს გადატანისა და გაუქმების შესახებ;
• შეხსენებას ვიზიტამდე 24 საათით და 2 საათით ადრე ღილაკებით „მოვალ“ და „გაუქმება“ — დაჭერა ჟურნალში ჩანაწერის სტატუსს მომენტალურად ცვლის.

მფლობელი და ადმინისტრატორი იღებენ შეტყობინებებს ახალი ჩანაწერებისა და გაუქმებების შესახებ თავიანთ ჩატში — პარამეტრების ცალკე ბლოკი „შეტყობინებები მფლობელს“.

დრო ყველა შეტყობინებაში ნაჩვენებია ლოკაციის სასაათო სარტყელში.

შეხსენების ტექსტები ნათარგმნია ოთხ ენაზე — ინგლისურ, რუსულ, ქართულ და თურქულ ენებზე (ელფოსტაზე წერილები კი რვა ენაზე იგზავნება). თუ სტუმარმა ჩაწერა სხვა ენაზე გააფორმა, შეხსენება ინგლისურ ენაზე მოუვა.

ბოტში ღილაკით გაუქმება ითვალისწინებს დეპოზიტს: თუ სტუმარი უფასო გაუქმების ფანჯარაში ჩაეტია, თანხა ავტომატურად ბრუნდება და ბოტი წერს ამის შესახებ („დეპოზიტი ბრუნდება იმავე ბარათზე“); თუ ფანჯრის ვადა გავიდა — ატყობინებს, რომ დეპოზიტი დაკავებულია. ხელით დაბრუნება რჩება მხოლოდ იმ შემთხვევებისთვის, როდესაც ავტომატური დაბრუნება ვერ განხორციელდა — მაშინ ბოტი გააფრთხილებს სტუმარს, რომ დაწესებულება მას თავად დაუკავშირდება.

საიდან შემოვიდა ჩანაწერები#

იმ ჩანაწერებს, რომლებიც სტუმარმა თქვენს საიტზე არსებული ვიჯეტის მეშვეობით გააფორმა, ჟურნალში აქვს ნიშანი 🌐 მინიშნებით „საიტიდან“ — მაშინვე ჩანს, მუშაობს თუ არა არხი.

ღილაკი „🌐 ვიჯეტი საიტზე“ ხსნის ვიჯეტის ძაბრს 7, 30 ან 90 დღის განმავლობაში:

ცალკე არის ნაჩვენები „სლოტი დაკავდა არჩევის დროს“ (ხელიდან გაშვებული ჩანაწერები — სპეციალისტის დამატების ან ნაბიჯების შემცირების საბაბი), ტექნიკური შეფერხებები, რამდენმა სტუმარმა ნახა დეპოზიტის მოთხოვნა და რამდენმა დაელოდა მას, რამდენმა ჩართო შეხსენებები Telegram-ში და დაამატა ვიზიტი კალენდარში, ასევე ენები, რომლებზეც ვიჯეტი გახსნეს. ეს მხოლოდ მთვლელებია: სტუმრების პერსონალური მონაცემები მათში არ არის.

აბონემენტები#

ღილაკი «🎟️ აბონემენტები» ხსნის მომსახურების პაკეტებს: თქვენ აღწერთ გეგმა-შაბლონს («10 შეჭრა», «ულიმიტო ერთ თვეზე»), გასცემთ აბონემენტს კონკრეტულ კლიენტზე, ხოლო ვიზიტები ჩამოიჭრება მისგან ყოველი სტუმრობისას. ასევე მხარდაჭერილია რეგულარული განახლება ავტომატური ჩამოჭრით.

დაკავშირებული განყოფილებები#

• ჩემი საიტი — ონლაინ ჩაწერის ვიჯეტი გარე საიტისთვის
• Telegram — ბოტის დაკავშირება
• თანამშრომლები და ცვლები — პერსონალის სამუშაო დროის აღრიცხვა
• მუდმივი სტუმრები — კლიენტების ისტორია
• მაგიდების ჯავშანი — მსგავსი ჯავშნის ლოგიკა რესტორნებისთვის

ხშირად დასმული კითხვები#

რა ვქნათ სპეციალისტის გარეშე ჩანაწერის შემთხვევაში?#

ის ხვდება სვეტში „სპეციალისტის გარეშე“ — მიანიჭეთ სპეციალისტი მოგვიანებით, ჩანაწერის გახსნით.

საიდან იტვირთება მომსახურებები ფორმაში?#

თქვენი მომსახურებების კატალოგიდან; თითოეულისთვის განსაზღვრულია ხანგრძლივობა, რომელიც ავტომატურად ისახება ჩანაწერში.

როგორ აღვნიშნოთ, რომ კლიენტი არ მოვიდა?#

ჩანაწერის ბარათში აირჩიეთ მოქმედება „გამოუცხადებლობა“ — სტატუსი დაფიქსირდება როგორც no-show. თუ ჩანაწერზე გადახდილი იყო დეპოზიტი და ჩართულია მისი დაკავება, ის ჩამოიჭრება ობიექტის სასარგებლოდ, რის შესახებაც ჟურნალი დაუყოვნებლივ გაცნობებთ.

შეუძლია თუ არა ორ სტუმარს ჩაეწეროს ერთსა და იმავე დროს ერთ სპეციალისტთან?#

არა. დრო ებმება ჩანაწერს შექმნის მომენტში: მეორე სტუმარი მიიღებს უარს და დაინახავს განახლებულ ბადეს თავისუფალი საათებით.

როგორ დავუხუროთ სპეციალისტს დღე ან დღის ნაწილი?#

სადილი და მსგავსი შუალედები — „ყოველდღიური შესვენებები“ სპეციალისტის ბარათში, ცალკეული თარიღი — „ერთჯერადი დღეები“ (დასვენების დღე ან განსაკუთრებული საათები ამ დღისთვის), ხანგრძლივი პერიოდები — „შვებულება და ბიულეტენი“. მთელი ლოკაციის საათების დასახურად შეცვალეთ „ონლაინ-ჩაწერის საათები“ ჩაწერის პარამეტრებში.

სტუმარი ჩაეწერა, მაგრამ წერილი არ მოსულა#

შეამოწმეთ, მიუთითა თუ არა მან e-mail: ველი არასავალდებულოა. წერილები არ იგზავნება ადმინისტრატორის მიერ ჟურნალში შექმნილ ჩანაწერებზე და გადაუხდელ დეპოზიტებზე. თუ მისამართი მითითებული იყო — სთხოვეთ სტუმარს, შეამოწმოს საქაღალდე „სპამი“.

სტუმარი სხვა სასაათო სარტყელშია — რომელ დროს ირჩევს ის?#

ობიექტის დროს. დროის არჩევის გვერდით ვიჯეტი უთითებს სასაათო სარტყელს, ასე რომ „14:00“ ნიშნავს ზუსტად 14:00 საათს თქვენთან და არა სტუმართან.