დოკუმენტები: შაბლონები და AI-შევსება

განყოფილება „დოკუმენტები“ — საკადრო, სახელშეკრულებო და სასაწყობო დოკუმენტების კონსტრუქტორია: ბრძანებები, შრომითი ხელშეკრულებები, მიწოდების ხელშეკრულებები, მინდობილობები და სხვა საბუთები, რომელთა გაფორმებაც ობიექტს რეგულარულად უწევს. გახსენით ადმინ-პანელი → დოკუმენტები (admin.meni.ge/documents).

განყოფილება შედგება სამი ჩანართისგან: „ფაილები“, „შაბლონები“ და „დოკუმენტები“; ნაგულისხმევად გახსნილია ჩანართი „ფაილები“. განყოფილება ნაგულისხმევად ჩართულია და გვერდით მენიუში მაშინვე ჩანს — თუ ის არ გჭირდებათ, შეგიძლიათ პანელიდან დამალოთ ბარათით „დოკუმენტები“ აპლიკაციების მაღაზიაში (იმავე გადამრთველით შეგიძლიათ მოგვიანებით მისი დაბრუნებაც).

დოკუმენტების წარმოება ხდება არჩეული ლოკაციის ჭრილში. განყოფილება ხელმისაწვდომია მფლობელისთვის და იმ თანამშრომლებისთვის, რომელთა თანამდებობაც მოიცავს წვდომას „დოკუმენტებზე“: მზა პრესეტებში ესენია ბუღალტერი, შემსყიდველი, მესაწყობე, HR (კადრების სპეციალისტი) და გაყიდვების მენეჯერი — ნებისმიერ სხვა თანამდებობას განყოფილება ემატება როლების კონსტრუქტორში. დანარჩენი თანამშრომლები მათ სახელზე გაცემულ დოკუმენტებს საკუთარ კაბინეტში, განყოფილებაში „ჩემი დოკუმენტები“ ხედავენ.

ფაილები: ტექსტები, ცხრილები და ატვირთული ფაილები

ჩანართი „ფაილები“ — ობიექტის სამუშაო ფაილები, რომლებიც შაბლონიდან არ იქმნება: ჩანაწერები, გათვლები, ფასმაჩვენებლები, სკანირებული დოკუმენტები. სამი სახეობა:

• ტექსტური დოკუმენტი — რედაქტორი სათაურებით, სიებით, ცხრილებით, სურათებითა და ბმულებით, სლეშ-მენიუთი /-ზე, ძიებითა და ჩანაცვლებით და AI-ასისტენტით. იგივე რედაქტორი, რაც ვებსაიტის სტატიებშია.
• ცხრილი — სრულფასოვანი ელექტრონული ცხრილი: Excel-ის ფორმულები, ფორმატირება, უჯრების გაერთიანება და დაფიქსირება, დახარისხება და ფილტრები, მონაცემთა ვალიდაცია, პირობითი ფორმატირება, შენიშვნები, რამდენიმე ფურცელი, გაუქმება და გამეორება. Excel-იდან და უკან კოპირება მუშაობს. ღილაკი ⤢ შლის ცხრილს ბრაუზერის მთელ გვერდზე, დაბრუნება — იგივე ღილაკით ან Esc კლავიშით.
• ატვირთული ფაილი — PDF, სურათები, DOCX/XLSX/PPTX, CSV/TXT/MD 25 მბ-მდე. PDF, სურათები და ტექსტი პირდაპირ განყოფილებაში იხსნება, საოფისე ფორმატები კი ჩამოიტვირთება.

ფაილის შექმნა შესაძლებელია ღილაკით „შექმნა“ (ტექსტი / ცხრილი / ატვირთვა), ფაილის პანელში ჩათრევით ან „XLSX/CSV-ის იმპორტი“-ს მეშვეობით — იმპორტირებული ფაილი გარდაიქმნება რედაქტირებად ცხრილად მნიშვნელობებით, ფორმულებით, გაერთიანებებითა და ზომებით (გაფორმება ამ დროს არ გადმოიტანება). ცხრილის უკან ექსპორტი შესაძლებელია XLSX ან CSV ფორმატში.

ფაილები ლაგდება საკუთარ საქაღალდეებში, სტრიქონს აქვს მოქმედებები: გახსნა, ჩამოტვირთვა, სახელის გადარქმევა, დუბლირება, გადატანა, წაშლა.

ცვლილებები ავტომატურად ინახება — ბეჭდვის შეწყვეტიდან წამ-ნახევარში ან ორ წამში და დახურვისას; სტატუსი ჩანს წარწერით „შენახულია 14:32 / შენახვა… / არ არის შენახული“. თუ ფაილს იმავე დროს კოლეგა არედაქტირებს, ჩუმი გადაწერის ნაცვლად მიიღებთ გაფრთხილებას და განახლებული ვერსიის თავიდან ჩატვირთვის შეთავაზებას.

ძიება მთელ განყოფილებაში

ჩანართების ზემოთ მდებარე ძიების ველი ერთდროულად ყველგან ეძებს: შაბლონებში (სახელწოდება, ტიპი, ველების წარწერები და ტექსტი), მზა დოკუმენტებში (ნომერი, შაბლონის სახელი, ჩასმული მნიშვნელობები, დანართების სახელები) და ფაილებში — მათ შორის დოკუმენტების ტექსტსა და ცხრილის უჯრების მნიშვნელობებში; ატვირთული PDF და საოფისე ფაილები სახელწოდებით იძებნება.

საჭიროა, რომ მოთხოვნის ყველა სიტყვა მოიძებნოს — რეგისტრსა და «ё/е»-ს მნიშვნელობა არ აქვს, სახელწოდებაში დამთხვევას კი მეტი წონა აქვს. შედეგებში ჩანს ჩანაწერის სახეობა, ნომერი, საქაღალდის გზა და ფრაგმენტი გამოკვეთით; დაკლიკება ხსნის შესაბამის რედაქტორს სასურველ ჩანართზე.

შაბლონები: საკუთარი და კატალოგიდან

ჩანართზე „შაბლონები“ ხელმისაწვდომია:

• თქვენი საკუთარი შაბლონები — იქმნება ნულიდან, ტექსტის შიგნით ნებისმიერი ფლეისჰოლდერ-ველით ({{ველის_სახელი}}). შაბლონს ეთითება დასახელება, კატეგორია (პერსონალი / კლიენტები / მომწოდებლები / სხვა), ენა, დოკუმენტის ტიპი და ნუმერაციის სერია ნაგულისხმევად, ხოლო თითოეულ ველს — წარწერა, ტიპი (ტექსტი, მრავალსტრიქონიანი ტექსტი, რიცხვი, თარიღი, თანხა, ვარიანტების სია), სავალდებულოობა და მინიშნება.
• გლობალური კატალოგი — 338 მზა ტიპური შაბლონი 32 ქვეყნისთვის (საკადრო ბრძანებები, შრომითი ხელშეკრულება, მიწოდების ხელშეკრულება, მომსახურების გაწევის ხელშეკრულება, მინდობილობა საქონლის მიღებაზე და ა.შ.), დაჯგუფებული კატეგორიებად — პერსონალი, მომწოდებლები, კლიენტები. ზემოთ ნაჩვენებია უნივერსალური შაბლონები, შემდეგ — თქვენი ლოკაციის ქვეყნის შაბლონები, ხოლო დანარჩენი ქვეყნები ჩაკეცილია აკორდეონში.

კატალოგიდან შაბლონის დაკავშირება შესაძლებელია ორი გზით:

აირჩიეთ „ასლი“, თუ გეგმავთ ფორმულირებების თქვენზე მორგებას, და „დაკავშირებული“, თუ გსურთ ყოველთვის გქონდეთ აქტუალური ტიპური ვერსია. დაკავშირებული შაბლონი ნებისმიერ დროს შეიძლება გადაიქცეს ასლად ღილაკით „ასლის შექმნა“.

პლატფორმის ველები

ველების ნაწილის ხელით შევსება საჭირო არ არის: ღილაკი „პლატფორმის ველის ჩასმა“ ტექსტში სვამს ფლეისჰოლდერს, რომელსაც მონაცემები ანგარიშიდან ამოაქვს. ასეთი სულ 45 ველია ექვს ჯგუფში: კომპანია (რეკვიზიტები, ბანკი, დირექტორი), ლოკაცია, თანამშრომელი (სრული სახელი, თანამდებობა, მიღების თარიღი, განაკვეთი, პასპორტის მონაცემები და სხვა), კონტრაგენტი, თავად დოკუმენტი (ნომერი, თარიღი, დასახელება) და სისტემური (დღევანდელი თარიღი, მომხმარებლის სახელი). თუ ტექსტში ხელით ჩაამატეთ ახალი {{ფლეისჰოლდერები}}, ღილაკი „ველების განახლება ტექსტიდან“ დაამატებს მათ ველების ცხრილში.

საქაღალდეები და ნუმერაცია

შაბლონები და დოკუმენტები ნაწილდება საქაღალდეებში — ეს არის ორი დამოუკიდებელი ხისებრი სტრუქტურა ნავიგაციის ზოლით (breadcrumbs), სახელის გადარქმევითა და გადაადგილებით (ძიებისას სია ხდება ერთდონიანი, გზის მითითებით). დოკუმენტების ნომრებისთვის კონფიგურირდება ნუმერაციის სერიები: ნომრის შაბლონი (ნაგულისხმევად DOC-{YYYY}-{NNNN}), მრიცხველის წლიური განულება და მომდევნო ნომრის წინასწარი გადახედვა.

საკადრო დოკუმენტებისთვის გათვალისწინებულია შენახვის ვადები ქვეყნის ნორმების მიხედვით: ასეთი დოკუმენტის ვადაზე ადრე წაშლის მცდელობისას განყოფილება გაგაფრთხილებთ ამის შესახებ (თვითონ არაფერს შლის).

სამუშაო დოკუმენტის შექმნა

შაბლონიდან იქმნება სამუშაო დოკუმენტი (კონკრეტული ბრძანება კონკრეტულ თანამშრომელზე, კონკრეტული ხელშეკრულება კონკრეტულ მომწოდებელთან და ა.შ.) — ჩანართი „დოკუმენტები“. თითოეულ სამუშაო დოკუმენტს აქვს შაბლონის ველების მნიშვნელობების საკუთარი ნაკრები, რომელიც დამოუკიდებელია იმავე შაბლონიდან შექმნილი სხვა დოკუმენტებისგან.

ოსტატი „ახალი დოკუმენტი“ ორ ეტაპად მიმდინარეობს: ჯერ ირჩევა შაბლონი, შემდეგ — კონტექსტი: თანამშრომელი და/ან კონტრაგენტი თქვენი ბაზიდან. მაშინვე ჩანს, რა ჩაისმება ავტომატურად და რომელი ველები აკლია, — ტიპური დოკუმენტი ფორმდება სრულიად AI-ს გარეშე. დანარჩენი ველები ივსება ხელით პირდაპირ ფორმაში, ღილაკით „სისტემიდან შევსება“ ან AI-ს დახმარებით (იხ. ქვემოთ). თუ ანგარიშში მონაცემები შეიცვალა, ღილაკი „პლატფორმიდან განახლება“ აჩვენებს დიალოგს „იყო → გახდება“; ველის კავშირი პლატფორმასთან შეიძლება გაწყდეს („ხელით რედაქტირება“).

თავად დოკუმენტში იგივე არჩევანი წარმოდგენილია ბლოკით „დოკუმენტის ობიექტები“ — სამი წყარო-ბარათი: ჩვენი კომპანია (თუ ობიექტს რამდენიმე იურიდიული პირი აქვს, ირჩევა საჭირო — ის ჩაჯდება ბლანკის თავსართში), თანამშრომელი და კონტრაგენტი (იძებნება ბაზაში). შეცვლით ბარათს — რეკვიზიტები ველებში მაშინვე ჩაიტვირთება ახლიდან, ხოლო ძველის რეკვიზიტები წაიშლება: მზა დოკუმენტში სხვისი რეკვიზიტების გარჩევა სწორისგან შეუიარაღებელი თვალით რთულია, ხოლო ცარიელი ადგილი წინასწარ გადახედვაში მონიშნულია. ის, რაც ხელით ჩაწერეთ, არასდროს შეიცვლება. თითოეულ ბარათთან ახლოს არის ბმული „ბარათის გახსნა“, რათა მონაცემები პირდაპირ წყაროში ჩაასწოროთ.

გვერდის მისამართი ყოველთვის აჩვენებს, სად იმყოფებით: გახსნილი დოკუმენტი ან შაბლონის რედაქტორი ხვდება ბმულში, ამიტომ F5 გაბრუნებთ იმავე ადგილას, „უკან“ ხურავს დოკუმენტს, ხოლო ბმული შეგიძლიათ კოლეგას გაუზიაროთ.

პაკეტურად თანამშრომელთა ჯგუფისთვის

ერთი და იმავე დოკუმენტის შექმნა მთელი კოლექტივისთვის სათითაოდ არ არის საჭირო: მასობრივი გენერაცია ქმნის 200-მდე დოკუმენტს ერთდროულად. ირჩევთ შაბლონს, არჩევთ თანამშრომლებს (ფილტრი როლის მიხედვით, რეჟიმი „მხოლოდ მათთვის, ვისაც ჯერ არ აქვს“), ამოწმებთ წინასწარ გადახედვას — და უთითებთ, მაშინვე მოხდეს თუ არა დოკუმენტების ფინალიზება და მოთხოვნილ იქნას თუ არა გაცნობა.

დოკუმენტების გახსნა შესაძლებელია არა მხოლოდ განყოფილებიდან: მათზე ბმულები განთავსებულია თანამშრომლის ბარათში, კონტრაგენტის ბარათში და „ჩემს დოკუმენტებში“ თანამშრომლის პირად კაბინეტში.

ველების შევსება AI-ით

სამუშაო დოკუმენტში ველების AI-ის დახმარებით სწრაფად შესავსებად ორი გზა არსებობს:

1. ჩათი — აღწერეთ სიტუაცია თავისუფალი ფორმით (მაგალითად, „გააფორმე ბრძანება მიმტან ივანოვას სამუშაოზე მიღების შესახებ 1 აგვისტოდან, ხელფასი 45000“) — AI ამოიცნობს საჭირო მნიშვნელობებს და ჩასვამს მათ შაბლონის ველებში.
2. ფოტო — გადაუღეთ ფოტო უკვე შევსებულ ქაღალდის ბლანკს ან პასპორტს/დოკუმენტს, საიდანაც მონაცემების გადმოტანაა საჭირო — AI ამოიცნობს ტექსტს ფოტოზე და შეავსებს შესაბამის ველებს.

AI არ იგონებს მნიშვნელობებს, რომლებიც არ არის თქვენს აღწერაში ან ფოტოზე — შეუვსებელი ველები რჩება ცარიელი და მონიშნულია წინასწარ გადახედვაში, ხოლო AI-ით შევსებული ველები ცალკე აღინიშნება, რათა ბეჭდვამდე მათი გადამოწმება შეძლოთ. შევსების შედეგად ჩნდება შეჯამება: „შევსებულია N ველი, აკლია M“. სისტემისთვის უკვე ცნობილ ფაქტებს არჩეული თანამშრომლის შესახებ AI იღებს როგორც კონტექსტს, ასე რომ მათი აღწერაში დუბლირება საჭირო არ არის.

AI-ით შევსება ყველა ღრუბლოვან გარემოში არ მუშაობს: რუსულ კონტურში ის გამორთულია — იქ ველები ივსება ხელით და ღილაკით „შევსება სისტემიდან“.

შავი ვერსია, ფინალი და ნომერი

სამუშაო დოკუმენტს აქვს ორი მდგომარეობა:

• შავი ვერსია — შესაძლებელია ნებისმიერი ველის რედაქტირება, ნომერი ჯერ მინიჭებული არ არის;
• ფინალური — დოკუმენტი იღებს ნომერს ნუმერაციის სერიიდან და გაცემის თარიღს, ფორმა იბლოკება, ხოლო სერვერზე გენერირდება საბოლოო PDF.

დოკუმენტის შავ ვერსიაში დაბრუნება შესაძლებელია ღილაკით «შავ ვერსიაში დაბრუნება» — მინიჭებული ნომერი ამ დროს რჩება დოკუმენტს და ხელახლა აღარ გაიცემა.

დოკუმენტთან დაკავშირებული თითოეული მოქმედება ფიქსირდება ბარათის მოვლენათა ჟურნალში: შექმნილია, დარედაქტირებულია, ფინალიზებულია, მინიჭებულია ნომერი, გენერირებულია PDF, გაგზავნილია გასაცნობად, გაგზავნილია შეხსენება, შევსებულია AI-ის მიერ, შექმნილია პაკეტურად.

წინასწარი გადახედვა, ბეჭდვა და PDF

ფორმის მარჯვნივ — დოკუმენტის ცოცხალი A4-წინასწარი გადახედვა: მნიშვნელობები შაბლონის ტექსტში ველების შევსებისთანავე ისახება, ხოლო შეუვსებელი {{placeholder-ები}} ინათება, რათა არ გამოგრჩეთ.

მზა დოკუმენტი შეგიძლიათ:

• დაბეჭდოთ პირდაპირ ბრაუზერიდან;
• ჩამოტვირთოთ PDF — მას აგენერირებს სერვერი, ჩაშენებული შრიფტებით ლათინურისთვის, კირილიცისთვის, ბერძნულისთვის და ქართულისთვის. თითოეული ახალი დარენდერება ინახება ცალკე ვერსიად, წინა ვერსიები არ იშლება; ჩამოტვირთვის ბმული ერთჯერადია და აქტიურია 15 წუთის განმავლობაში.

ბლანკის გაფორმება. შაბლონის ტექსტს ესმის მარტივი მარკირება (სათაურები, სიები, მუქი შრიფტი, ცხრილები), ხოლო თავად ფურცელი იბეჭდება საფირმო ბლანკზე — ობიექტის ლოგოთი და რეკვიზიტებით. თავსართი კონფიგურირდება შაბლონის რედაქტორში, და ეკრანზე არსებული წინასწარი გადახედვა სრულად ემთხვევა იმას, რაც გადავა PDF-ში.

დანართები და გაგზავნა

სამუშაო დოკუმენტს შეგიძლიათ დაურთოთ ფაილები — ხელმოწერილი ეგზემპლარის სკანი, დანართი, ფოტო. სურვილისამებრ, დანართი გადაეცემა AI-ასისტენტს ველების შევსებისას კონტექსტის სახით.

მზა დოკუმენტი ადრესატს ეგზავნება პირდაპირ ბარათიდან — წერილით (PDF დანართში) ან სამუშაო ჩატში. ადრესატი შეირჩევა დოკუმენტის კონტექსტიდან: თანამშრომელი ან კონტრაგენტი. ყველა გაგზავნა ჩანს დოკუმენტის ისტორიაში, ხოლო წერილის ტექსტი მიდის თქვენი ინტერფეისის ენაზე (გამგზავნის ენაზე) — მხარდაჭერილია პლატფორმის 45-ვე ენა.

თანამშრომლის გაცნობა

თანამშრომელზე მიბმული საბოლოო დოკუმენტი შესაძლებელია გაიგზავნოს გასაცნობად: თანამშრომელი მას პირად კაბინეტში, „ჩემს დოკუმენტებში“ ნახავს და დაადასტურებს ან უარყოფს. სტატუსი ჩანს დოკუმენტის ბარათში (ელის გაცნობას / გაცნობილია / უარყოფილია), საჭიროების შემთხვევაში გაცნობის სტატუსი უქმდება და მოითხოვება ხელახლა.

დადასტურება ფიქსირდება მტკიცებულებითი ბაზით — ვინ, როდის, რომელი IP-დან და მოწყობილობიდან, პლუს დოკუმენტის ტექსტის საკონტროლო ჯამი — და იბეჭდება შტამპის სახით PDF-ის ბოლო გვერდზე. ეს არის გაცნობის ფაქტის მარტივი დადასტურება და არა კვალიფიციური ელექტრონული ხელმოწერა ან საკადრო ელექტრონული დოკუმენტბრუნვა.

მოქმედების ვადები და შეხსენებები

დოკუმენტისთვის შესაძლებელია მოქმედების პერიოდის მითითება — „მოქმედებს ...-დან“ და „მოქმედებს ...-მდე“. განყოფილება თავად აკონტროლებს ვადებს:

• შეხსენების ზღვრები — ხუთ მნიშვნელობამდე, ნაგულისხმევად ვადის გასვლამდე 30, 7 და 1 დღით ადრე;
• ფილტრები „იწურება“ და „ვადაგასულია“ დოკუმენტების სიაში და შეჯამება ლოკაციის მიხედვით;
• ყოველდღიური შემოწმება სერვერზე სამუშაო ჩატში შეტყობინებით; ღილაკი „ვადების შემოწმება ახლავე“ მას ხელით უშვებს.

ასე არ იკარგება სამედიცინო წიგნაკები, ხელშეკრულებებისა და მინდობილობების ვადები.

დაკავშირებული განყოფილებები

• თანამშრომლები და ცვლები — საკადრო მონაცემები, რომლებიც გამოგადგებათ ბრძანებებისა და ხელშეკრულებების შევსებისას
• კონტრაგენტები — მომწოდებლებისა და კლიენტების ბარათები, საიდანაც ისახება მეორე მხარის რეკვიზიტები
• საწყობი — მომწოდებლები, რომლებთანაც ფორმდება მიწოდების ხელშეკრულებები
• აპლიკაციების მაღაზია — ანგარიშის მოდულები და გაფართოებები

ხშირად დასმული შეკითხვები

რით განსხვავდება „დაკავშირებული“ შაბლონი „ასლისგან“?

დაკავშირებული შაბლონის პირდაპირ რედაქტირება შეუძლებელია, თუმცა ის ავტომატურად იღებს განახლებებს კატალოგიდან. ასლი სრულად თქვენია და რედაქტირებადია, მაგრამ კატალოგის განახლებები მასზე არ ვრცელდება.

შეუძლია AI-ს მოიფიქროს მონაცემები, რომლებიც ფოტოზე არ არის?

არა — შევსების სისტემა ისეა აგებული, რომ არ ჩასვას მნიშვნელობები, რომლებიც არ არის თქვენს აღწერაში ან ფოტოზე. ასეთი ველები ცარიელი რჩება ხელით შესავსებად.

შესაძლებელია თუ არა ერთი შაბლონიდან რამდენიმე დოკუმენტის შექმნა?

დიახ, ერთი შაბლონიდან შეგიძლიათ შექმნათ რამდენიც გსურთ დამოუკიდებელი სამუშაო დოკუმენტი — მაგალითად, სამუშაოზე მიღების ბრძანება თითოეული ახალი თანამშრომლისთვის.

როგორ მივიღოთ დოკუმენტი ქაღალდზე?

გახსენით სამუშაო დოკუმენტი და გამოიყენეთ ბეჭდვის ღილაკი — გაიხსნება ბრაუზერის ბეჭდვის სტანდარტული დიალოგი დოკუმენტის A4 ვერსიით.