Документы: шаблоны и ИИ-заполнение
Раздел «Документы» — конструктор кадровых, договорных и складских документов: приказы, трудовые договоры, договоры поставки, доверенности и другие бумаги, которые заведению регулярно приходится оформлять. Откройте Админ-панель → Документы (admin.meni.ge/documents).
Раздел состоит из двух вкладок: «Шаблоны» и «Документы».
Шаблоны: свои и из каталога
На вкладке «Шаблоны» доступны:
- Ваши собственные шаблоны — создаются с нуля, с произвольными полями-плейсхолдерами (
{{имя_поля}}) внутри текста. - Глобальный каталог — набор готовых типовых шаблонов (кадровые приказы, трудовой договор, договор поставки, договор оказания услуг, доверенность на получение товара и т.п.), сгруппированных по категориям — кадры, поставщики, клиенты.
Шаблон из каталога можно подключить двумя способами:
| Режим | Что происходит |
|---|---|
| Связанный (linked) | Шаблон остаётся синхронизирован с каталогом (обновления приходят автоматически), но его текст нельзя редактировать напрямую |
| Копия (copy) | Шаблон копируется к вам и становится полностью редактируемым, но перестаёт получать обновления каталога |
Выбирайте «Копию», если планируете дорабатывать формулировки под себя, и «Связанный», если хотите всегда иметь актуальную типовую версию.
Создание рабочего документа
Из шаблона создаётся рабочий документ (конкретный приказ на конкретного сотрудника, конкретный договор с конкретным поставщиком и т.п.) — вкладка «Документы». У каждого рабочего документа свой набор значений для полей шаблона, независимый от других документов, созданных из того же шаблона.
Поля заполняются вручную прямо в форме — или с помощью ИИ, как описано ниже.
ИИ-заполнение полей
У рабочего документа есть два способа быстро заполнить поля с помощью ИИ:
- Чат — опишите ситуацию в свободной форме (например, «оформи приказ о приёме на работу официанта Ивановой с 1 августа, оклад 45000») — ИИ распознает нужные значения и подставит их в поля шаблона.
- Фото — сфотографируйте уже заполненный бумажный бланк или паспорт/документ, откуда нужно перенести данные — ИИ распознает текст на фото и заполнит соответствующие поля.
ИИ не выдумывает значения, которых нет в вашем описании или на фото — незаполненные поля остаются пустыми и подсвечиваются в превью, а поля, заполненные ИИ, помечаются отдельно, чтобы вы могли их проверить перед печатью.
Превью, печать и PDF
Справа от формы — живое A4-превью документа: значения подставляются в текст шаблона по мере заполнения полей, а незаполненные {{плейсхолдеры}} подсвечиваются, чтобы их не пропустить.
Готовый документ можно:
- распечатать прямо из браузера;
- экспортировать в PDF — для отправки по почте или архивного хранения.
Связанные разделы
- Сотрудники и смены — кадровые данные, которые пригодятся при заполнении приказов и договоров
- Склад — поставщики, с которыми оформляются договоры поставки
- Магазин приложений — модули и расширения аккаунта
Частые вопросы
Чем отличается «связанный» шаблон от «копии»?
Связанный шаблон нельзя редактировать напрямую, но он автоматически получает обновления из каталога. Копия полностью ваша и редактируемая, но обновления каталога на неё не распространяются.
ИИ может придумать данные, которых нет на фото?
Нет — заполнение построено так, чтобы не подставлять значения, отсутствующие в вашем описании или на фото. Такие поля остаются пустыми для ручного заполнения.
Можно создать несколько документов из одного шаблона?
Да, из одного шаблона можно создавать сколько угодно независимых рабочих документов — например, приказ о приёме на работу для каждого нового сотрудника.
Как получить документ на бумаге?
Откройте рабочий документ и используйте кнопку печати — откроется стандартный диалог печати браузера с A4-версией документа.